Khai trương nhà hàng là một trong những sự kiện quan trọng, đánh dấu sự ra đời của một thương hiệu và mở ra cơ hội kinh doanh mới với những khởi đầu mới. Vì vậy, khai trương phải được tổ chức chuyên nghiệp, chỉn chu để đảm bảo có “khởi đầu” suôn sẻ. Để làm được điều đó, cần có một kế hoạch chi tiết và kỹ lưỡng. Dưới đây là tổng hợp tất tần tật kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương cho nhà hàng chuyên nghiệp, hoàn hảo nhất. 

Khai trương nhà hàng cần chuẩn bị những gì?

Để có một buổi khai trương nhà hàng thành công, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt. Dưới đây là hạng mục quan trọng bạn cần thực hiện trước khi tổ chức khai trương cho nhà hàng:

Hoàn tất các hạng mục thi công

Trước khi định ngày tổ chức khai trương, các hạng mục thi công cần phải được đôn đốc, đảm bảo tiến độ, đúng kế hoạch. Nếu trong trường hợp gấp rút, chủ doanh nghiệp có thể kế hợp hoạt động thi công, giám sát thi công và nghiệm thu tại chỗ để đảm bảo mọi hạng mục được thực hiện đúng như bản vẽ, không có sai lệch bắt buộc phải chỉnh sửa lại trong giai đoạn này. Đồng thời, trong trường hợp chậm tiến độ, cần cân nhắc lùi ngày tổ chức khai trương hoặc cho đội thợ thi công tăng ca để đảm bảo hoàn thành trước sự kiện khai trường từ 5-7 ngày. 

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Nhân viên là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng dịch vụ của nhà hàng. Do đó, bạn cần tuyển dụng những nhân viên có thái độ phục vụ chuyên nghiệp, thân thiện và có đam mê với ẩm thực. Sau khi tuyển dụng, bạn cần đào tạo cho nhân viên các kiến thức về ẩm thực, quy trình phục vụ và các kỹ năng nghiệp vụ cần thiết để trong suốt quá trình vận hành nhà hàng, vấn đề liên quan đến nhân sự, dịch vụ khách hàng được hạn chế một cách tối đa, đảm bảo công suất và chất lượng phục vụ ở mức tốt và tối ưu nhất.

Quảng bá và tiếp cận khách hàng tiềm năng

Để thu hút khách hàng đến với nhà hàng của bạn, bạn cần thực hiện các hoạt động quảng bá và tiếp cận khách hàng tiềm năng. Bạn có thể sử dụng các kênh truyền thông online như website, fanpage, mạng xã hội,… hoặc các kênh truyền thông offline như tờ rơi, áp phích,… để quảng bá nhà hàng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham gia các hội chợ, triển lãm ẩm thực để giới thiệu nhà hàng đến với khách hàng tiềm năng.

Có kế hoạch chi tiết cho hoạt động khai trương

Buổi khai trương là sự kiện quan trọng đánh dấu sự ra mắt của nhà hàng. Việc có kế hoạch chi tiết cho hoạt động khai trương giúp cho quá trình chuẩn bị được tốt nhất, sự kiện diễn ra suôn sẻ và mang đến nhiều điều may mắn cho hoạt động kinh doanh của nhà hàng về sau này. Đồng thời, với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn sẽ có một buổi khai trương nhà hàng thành công và thu hút được nhiều khách hàng. 

Kế hoạch tổ chức khai trương cho nhà hàng chỉn chu, đầy đủ nhất

Thiết lập mục tiêu 

Khai trương là hoạt động launching đầu tiên đưa hình ảnh của nhà hàng đến gần hơn với khách hàng nên trước khi tổ chức, cần xác định chính xác, cụ thể. Thông thường, khi tổ chức khai trương, chủ doanh nghiệp mong muốn đạt được cùng lúc nhiều mục tiêu khác nhau, bao gồm:

• Công bố sự ra đời của một nhà hàng mới, hy vọng có khởi đầu mới tốt đẹp trước khi chính thức mở cửa khai trương nhà hàng.
• Tăng cường nhận diện thương hiệu thông qua việc quảng bá sự kiện, tổ chức sự kiện một cách hoành tráng, có quy mô lớn. 
• Thu hút sự quan tâm của đông đảo khách hàng đến sự kiện khai trương trải nghiệm dịch vụ và phản hồi về chất lượng, từ đó tiếp tục cải tiến để biến khách hàng mới thành khách quen trong tương lai. 

Thiết lập ngân sách cho sự kiện khai trương

Nguồn ngân sách tương ứng với quy mô của sự kiện. Dựa vào nguồn ngân sách được phân bổ cho sự kiện khai trương, người đứng đầu chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện sẽ phân bổ hợp lý để mang lại sự kiện khai trương nhà hàng ấn tượng, hoành tráng nhất có thể. 

Sau khi thiết lập ngân sách, checklist hạng mục có trong sự kiện được liệt kê, kèm theo báo giá chi tiết. Báo giá này được trình lên người có trách nhiệm duyệt ngân sách để tiến hành giải ngân cho hoạt động tổ chức sự kiện khai trương. 

Một số chi phí cố định thường thấy trong sự kiện khai trương dành cho nhà hàng, quán ăn bao gồm:

• Chi phí setup sân khấu, thuê âm thanh – ánh sáng, đơn vị vận hành và quản lý sự kiện. 
• Chi phí trang trí: Hoa, bóng bay, băng rôn, backdrop và các phụ kiện trang trí khác.
• Chi phí quảng cáo: Hoạt động quảng bá trên mạng xã hội, báo chí và các kênh truyền thông khác.
• Chi phí nhân sự: Chi phí cho nhân viên phục vụ, nhân viên bảo vệ, lễ tân, MC và các nghệ sĩ biểu diễn.
• Chi phí quà tặng: Chuẩn bị quà tặng cho khách mời và các chương trình ưu đãi đặc biệt.
• Chi phí dự phòng: Dự trù một khoản ngân sách cho những tình huống phát sinh ngoài kế hoạch.

Chọn ngày và thời gian khai trương phù hợp

Theo quan niệm dân gian, mỗi người có một bản mệnh và tuổi hợp/khắc với những ngày nhất định. Việc chọn ngày khai trương phù hợp với tuổi sẽ mang lại may mắn và thuận lợi cho nhà hàng. Tốt nhất bạn đi xem ngày thật kỹ trước khi lựa chọn ngày đẹp phù hợp để tổ chức khai trương.

Lên kế hoạch chương trình khai trương 

Để sự kiện khai trương nhà hàng diễn ra suôn sẻ, cần lên bản kế hoạch chi tiết cho mọi hoạt động cả trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện. Kế hoạch được lên sẽ bao gồm 2 bản: kế hoạch tổ chức sự kiện chính (final) và kế hoạch dự phòng. 

Toàn bộ chương trình sẽ chạy theo bản kế hoạch chính. Tuy nhiên, trong một số trường hợp rủi ro, có xảy ra vấn đề ngoài ý muốn như: trời mưa, bão,… ngay lập tức có kế hoạch dự phòng để xử lý kịp thời, giúp cho toàn bộ sự kiện khai trương cho nhà hàng vẫn diễn ra thuận lợi, suôn sẻ. 

Quảng bá sự kiện khai trương

Việc quảng bá sự kiện khai trương là một bước quan trọng để thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng đến với sự kiện trong ngày khai trương. Nhà hàng có thể tạo các bài viết, đăng tải video hấp dẫn để thu hút sự quan tâm của người dùng trên các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Zalo, Tiktok. Bên cạnh đó, việc phát trực tiếp (livestream) sự kiện khai trương sẽ giúp những người không thể đến tham dự vẫn có thể theo dõi và tương tác và cảm nhận không khí tại sự kiện khai trương ngày hôm đó. 

Ngoài ra, một trong số hoạt động quảng bá dịch vụ ăn uống mạnh mẽ nhất, tạo hiệu ứng Fomo nhanh chóng, đó là hợp tác với các KOLs (người có ảnh hưởng) và food reviewer. Mời những KOLs, KOCs nổi tiếng trong lĩnh vực ẩm thực tham dự và quảng bá sự kiện không chỉ tạo hiệu ứng lan tỏa mà còn giúp xây dựng uy tín cho nhà hàng. 

Chuẩn bị và gửi thư mời đến đối tác

Thư mời cần được chuẩn bị và gửi đến khách mời trước ít nhất 2 tuần để khách mời có thời gian sắp xếp công việc và đến tham dự sự kiện. Đồng thời, thư mời cần được thiết kế chỉn chu, cung cấp đầy đủ thông tin về sự kiện, ghi đúng tên và chức danh của khách mời. 

Chuẩn bị quà tặng, ưu đãi trong ngày khai trương

Việc lựa chọn quà tặng và thiết kế chương trình ưu đãi đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng tốt cho khách hàng sự kiện khai trương. Nhà hàng có thể thiết kế móc khóa, ly uống nước có in logo thương hiệu để tặng cho khách hàng trong dịp khai trương. Bên cạnh đó, việc tặng phiếu giảm giá cho lần đến tiếp theo của khách hàng là một cách hiệu quả để khuyến khích họ quay lại và trở thành khách hàng thân thiết. Khách hàng nhận phiếu giảm giá cần để lại thông tin cá nhân như tên, số điện thoại.

Sau sự kiện, data thu được từ việc phát phiếu giảm giá sẽ có giá trị trong việc tái tiếp cận khách hàng tiềm năng đến sử dụng dịch vụ tại nhà hàng. 

Lựa chọn đơn vị tổ chức khai trương uy tín

Việc lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín là yếu tố quan trọng đảm bảo sự kiện khai trương của nhà hàng diễn ra suôn sẻ. Để chọn được đối tác đáng tin cậy, cần xem xét các yếu tố sau:

• Kinh nghiệm và uy tín: Tìm hiểu về kinh nghiệm của đơn vị tổ chức sự kiện. Các công ty có nhiều năm kinh nghiệm thường sẽ có khả năng xử lý các tình huống phát sinh một cách chuyên nghiệp.
• Danh mục dịch vụ: Kiểm tra xem đơn vị tổ chức có cung cấp đầy đủ các dịch vụ cần thiết cho sự kiện khai trương không. Một đơn vị cung cấp dịch vụ khai trương trọn gói sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhà hàng.
• Đội ngũ chuyên nghiệp: Đánh giá chất lượng đội ngũ nhân viên của đơn vị tổ chức sự kiện. Đội ngũ nhân sự cần có kỹ năng chuyên môn cao, khả năng làm việc linh hoạt và thái độ phục vụ chuyên nghiệp. 

Kịch bản khai trương nhà hàng đầy đủ, chi tiết

Đón tiếp khách mời

Đội ngũ nhân viên được bố trí ở cửa ra vào để đón tiếp khách mời. Nhân viên sẽ hướng dẫn khách đến khu vực đăng ký, nhận quà tặng và di chuyển vào vị trí chỗ ngồi. Tại chỗ ngồi của khách mời đã có sẵn nước uống và bánh kẹo nhẹ để khách có thể thoải mái sử dụng trong khi chờ đợi chương trình bắt đầu.

Trong quá trình đón tiếp khách hàng, nhân viên phải thể hiện thái độ niềm nở, chuyên nghiệp và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng. Để sự kiện khai trương trở nên chuyên nghiệp hơn, doanh nghiệp nên thuê đội ngũ lễ tân, đội lân sư rồng kết hợp đón tiếp khách mời ở cổng sự kiện để mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất. 

Phát biểu khai mạc và giới thiệu nhà hàng

Quản lý hoặc chủ nhà hàng sẽ lên phát biểu khai mạc, giới thiệu về lịch sử hình thành, tầm nhìn và sứ mệnh của nhà hàng. Bài phát biểu nên ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ thông tin, tạo ấn tượng mạnh với khách mời.

Bài phát biểu cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, đọc lại nhiều lần trước khi phát biểu. Đồng thời, trước khi chủ nhà hàng lên phát biểu, đội ngũ kỹ thuật cần kiểm tra thiết bị âm thanh đảm bảo cho việc phát biểu của chủ nhà hàng được diễn ra suôn sẻ, không gặp sự cố bất ngờ. 

Trình diễn văn nghệ

Một số nhà hàng sẽ có tổ chức trình diễn văn nghệ trong buổi lễ khai trương múa, hát, nhảy, biểu diễn nhạc cụ,… Những tiết mục này giúp không khí tại sự kiện trở nên sôi động hơn và thu hút sự quan tâm của đông đảo khách hàng.

Cắt băng khai trương

Cắt băng khai trương là một trong những hoạt động quan trọng nhất của sự kiện, chính thức đánh dấu sự ra đời của nhà hàng. Những khách mời, đối tác chiến lược và chủ nhà hàng sẽ cùng nhau cắt băng khánh thành. 

Tham quan và trải nghiệm ẩm thực

Mời khách mời tham quan các khu vực trong nhà hàng và trải nghiệm các món ăn đặc trưng. Trong sự kiện, ngoài đón tiếp khách mời quan trọng, nhà hàng cũng đón những vị khách đầu tiên sử dụng dịch vụ ăn uống tại nhà hàng. Trong sự kiện, có nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn dành cho khách hàng dùng bữa, sử dụng các dịch vụ ăn uống tại nhà hàng.  

Kịch bản khai trương chi tiết và rõ ràng sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, tạo ấn tượng tốt đẹp với khách mời và đối tác, đồng thời khởi đầu thành công cho nhà hàng.

Kịch bản MC cho sự kiện khai trương

MC Script
KHAI TRƯƠNG NHÀ HÀNG A

Thời gian: 8h00 – 9h00 ngày 20/11/2023.

Địa điểm: Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

V. Những điều cần lưu ý trong quá trình tổ chức sự kiện khai trương

Khi tổ chức khai trương cho nhà hàng, có một số lưu ý quan trọng như sau:

• Setup sự kiện xong trước giờ đón khách 30 phút để mọi thứ chỉn chu, hoàn hảo nhất trong mắt khách hàng. 
• Các bộ phận phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ nhau, không đùn đẩy trách nhiệm, không có thái độ buông lỏng, thờ ơ trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. 
• An ninh và an toàn là ưu tiên hàng đầu trong quá trình tổ chức sự kiện. 
• Chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho các tình huống không mong muốn như cúp điện, hỏa hoạn hoặc tai nạn. 
• Đảm bảo chất lượng dịch vụ và thực phẩm trong suốt sự kiện. 
• Tạo ra một không gian ấm cúng, thoải mái và thân thiện để khách hàng cảm thấy chào đón và thoải mái khi tham dự sự kiện. 
• Sẵn sàng nhận phản hồi từ khách hàng sau sự kiện để hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng, những điểm nhà hàng cần cải thiện để nâng cấp chất lượng, dịch vụ và giữ chân khách hàng. 

Những mẹo nhỏ để tạo ấn tượng tốt trong ngày khai trương nhà hàng

Để tạo ấn tượng tốt trong ngày khai trương nhà hàng và thu hút khách hàng, bạn có thể áp dụng những mẹo sau:

Trang trí nhà hàng độc đáo

• Sử dụng màu sắc, ánh sáng và nội thất phù hợp với phong cách của nhà hàng để tạo nên không gian độc đáo và thu hút.
• Trang trí nhà hàng theo chủ đề phù hợp với dịp khai trương hoặc theo phong cách ẩm thực của nhà hàng.
• Thiết kế khu vực chụp ảnh đẹp mắt để khuyến khích khách hàng check-in và chia sẻ trên mạng xã hội.

Tạo ra các hoạt động tương tác thú vị

• Tổ chức chương trình văn nghệ: Bạn có thể tổ chức chương trình văn nghệ để giải trí cho khách hàng và tạo bầu không khí sôi động.
• Tổ chức trò chơi có thưởng: Tổ chức trò chơi đơn giản và có phần thưởng để khách hàng tham gia.
• Tặng quà lưu niệm: Tặng quà lưu niệm có in logo của nhà hàng cho khách hàng đến tham dự sự kiện. 

Khuyến khích khách hàng check-in và chia sẻ trên mạng xã hội

• Tạo hashtag riêng: Tạo hashtag riêng cho nhà hàng để khuyến khích khách hàng check-in và chia sẻ trên mạng xã hội.
• Tổ chức các chương trình khuyến mãi: Tổ chức các chương trình khuyến mãi dành cho khách hàng check-in và chia sẻ trên mạng xã hội.
• Tương tác với khách hàng trên mạng xã hội: Tương tác với khách hàng trên mạng xã hội để giải đáp thắc mắc và thu thập ý kiến phản hồi của họ.

Minh Vũ Media – Dịch vụ tổ chức khai trương nhà hàng chuyên nghiệp

Minh Vũ Media cung cấp dịch vụ tổ chức khai trương nhà hàng chuyên nghiệp, trọn gói từ A-Z phù hợp với ngân sách, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. Với hơn 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp tốt nhất, hoàn hảo nhất để sự kiện khai trương diễn ra suôn sẻ và ghi điểm trong lòng khách hàng.

Chúng tôi hiểu rõ rằng một sự kiện khai trương không chỉ để đánh dấu cho sự ra đời của nhà hàng mà còn là cơ hội quảng bá thương hiệu, gây tiếng vang, thu hút sự quan tâm, tò mò của khách hàng. Do đó, chúng tôi luôn sẵn lòng lắng nghe và tư vấn dựa trên mong muốn của khách hàng, từ đó đưa ra những ý tưởng sáng tạo và phù hợp nhất.

Với đội ngũ chuyên nghiệp, năng động và giàu kinh nghiệm, chúng tôi tự tin rằng mọi sự kiện khai trương do Minh Vũ tổ chức đảm bảo tính chuyên nghiệp, sáng tạo và tận tâm nhất. Hãy để Sự kiện Minh Vũ là đối tác tin cậy của bạn trong mọi dự án tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng. Liên hệ với Minh Vũ Media để được tư vấn và báo giá chi tiết.