Kinh nghiệm tổ chức khai trương quán ăn từ A-Z

Khai trương quán ăn là một trong những sự kiện quan trọng, đánh dấu sự ra đời của quán ăn, nhà hàng. Buổi lễ khai trương quan trọng như thế nào, hay có những lưu ý, hoạt động gì diễn ra trong buổi lễ khai trương quán ăn được rất nhiều chủ quán ăn quan tâm. Hãy cùng Sự kiện Minh Vũ tìm hiểu thêm các thông tin về sự kiện khai trương qua bài viết dưới đây nhé.

Sự kiện khai trương quán ăn quán ăn quan trọng như thế nào?

Khai trương được biết đến là sự kiện quan trọng của nhà hàng. Mỗi buổi lễ khai trương sẽ có cách thức tổ chức, thời gian khác nhau. Tuy nhiên, sự kiện khai trương quán ăn thường hướng đến những mục đích sau:

Thu hút khách hàng

Khai trương là một trong những thời điểm tốt nhất để PR nhà hàng. Xuyên suốt sự kiện này, nhà hàng sẽ tổ chức rất nhiều hoạt động truyền thông gây sự chú ý với khách hàng. Các chương trình truyền thông như treo băng rôn, banner, phát tờ rơi quảng cáo,… sẽ được cập nhật thường xuyên, tăng mức độ nhận diện với khách hàng. Từ đó, nhà hàng có thể dễ dàng thu hút sự quan tâm, chú ý của khách hàng.

Đặc biệt, khai trương là thời điểm nhà hàng có rất nhiều chương trương trình khuyến mãi, đánh trúng vào tâm lý khách hàng chi tiêu tiết kiệm, thông minh. Vì thế, nhà hàng càng có nhiều khách hàng quan tâm, lựa chọn trong dịp khai trương. 

Giới thiệu món ăn tại nhà hàng

Khai trương còn là dịp để quảng bá, giới thiệu các món ăn tại nhà hàng. Đây cũng là lần đầu khách mời xem và biết đến menu của quán ăn. Do vậy, khách hàng cần được giới thiệu thông tin chi tiết về món ăn, cách ăn đúng nhất. Các gợi ý của nhà hàng về các món ăn đặc trưng sẽ giúp khách hàng không bị lúng túng, mất nhiều thời gian trong việc lựa chọn món ăn.

Tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng

Có thể nói, sự kiện khai trương quyết định tới 90% ấn tượng của khách hàng đối với nhà hàng. Sự kiện khai trương quán ăn diễn ra tốt đẹp, chỉnh chu, chuyên nghiệp sẽ là ấn tượng tốt trong mắt khách hàng, giúp nhà hàng dễ dàng tạo được tệp khách hàng thân thiết. 

Tuy nhiên, để tạo được ấn tượng tốt với khách hàng là một điều rất khó, mọi thứ trong buổi lễ khai trương cần phải được chuẩn bị thật tỉ mỉ, cẩn thận. Từ MC, chương trình khai trương, ánh sang, âm thanh, bàn ghế đến menu, vệ sinh, chất lượng dịch vụ đều là yếu tố quan trọng để làm thành ấn tượng tốt của khách hàng. Việc lựa chọn đơn vị sự kiện tổ chức khai trương chuyên nghiệp sẽ giúp các chủ cửa hàng tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức để tập trung đảm bảo vào chất lượng của cá món ăn, dịch vụ chăm sóc khách hàng. 

Kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí

Có rất nhiều lưu ý về các khâu chuẩn bị, quá trình tổ chức để có được một sự kiện khai trương chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí thành công, chủ nhà hàng cần,… Trong đó một số yếu tố, các khâu chuẩn bị chủ quán ăn cần lưu ý như:

Xác định rõ mục tiêu khi tổ chức khai trương

Sự kiện khai trương không chỉ mang ý nghĩa về mặt tâm linh, cầu mong sự thuận lợi, phát tài, phát lộc trong công việc làm ăn. Mà quan trọng hơn, khai trương quán ăn còn mang lại giá trị thực tiễn, là phát súng mở màn trong việc giới thiệu cửa hàng đối với khách hàng. Để đạt được những mục tiêu tổng quan, chủ nhà hàng cần xác định được những mục tiêu cụ thể của buổi lễ khai trương:

• Đánh dấu vị trí, tên tuổi của nhà hàng trong thị trường F&B: Quy mô, sự chuyên nghiệp của buổi lễ khai trương là lời khẳng định vị thế của nhà hàng. Một nhà hàng được tổ chức khai trương hoành tráng, chuyên nghiệp, chỉnh chu từ sân khấu, bài phát biểu, MC, chương trình rõ ràng, hoạt động, game tương tác, âm thanh, ánh sáng,… sẽ mang đến cho khách hàng cảm giác an tâm, sự tin tưởng. Từ đó, nhà hàng sẽ là lựa chọn hàng đầu của thực khách.
• Hiệu ứng truyền thông: Sự kiện khai trương là một dịp rất quan trọng, là cơ hội lớn để khách hàng biết đến nhà hàng nhiều hơn. Vì thế, chủ cửa hàng cần sử dụng mọi nguồn lực để quảng bá, tăng mức độ nhận diện của của nhà hàng đế từng vị khách. Để gây dựng nên hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ, chủ nhà hàng cần xây dựng được  kế hoạch truyền thông rõ ràng, phù hợp trước, trong và sau buổi lễ khai trương để tạo nên dấu ấn đẹp. 
• Doanh số: Doanh số chính là đích đến cuối cùng chủ cửa hàng, các nhà đầu tư hướng đến. Đặc biệt, trong những ngày đầu khai trương, doanh số càng được quan tâm hơn bao giờ hết. Để tăng doanh số trong những ngày đầu hoạt động, chưa có khách hàng thân thiết, ổn định là điều rất khó khăn. Do đó, các hoạt động giảm giá, các chương trình khuyến mãi cần được chú ý hơn, đưa vào áp dụng cách hợp lý để thu hút được nhiều khách hàng quan tâm hơn.

Xây dựng kế hoạch marketing cho sự kiện

Khai trương là một sự kiện quan trọng của nhà hàng. Vì thế, xây dựng kế hoạch PR cho sự kiện là điều hết sức quan trọng. Để chiến dịch Marketing được thành công, chủ nhà hàng cần quan tâm hơn đến một số lưu ý sau:

• Truyền thông đa kênh: Sử dụng mạng xã hội, email marketing, in ấn để quảng bá. Hiện nay, khi mạng lưới Internet cùng với mạng xã hội rất phát triển, việc Marketing đa kênh là điều hết sức cần thiết và quan trọng trong việc quảng bá tên tuổi nhà hàng với khách hàng. Có rất nhiều phương thức để truyền thông với chi phí vận hành khác nhau để chủ nhà hàng thoải mái lựa chọn như: sử dụng mạng xã hội, email marketing, in ấn quảng bá.
• Tạo ưu đãi đặc biệt: Một trong những yếu tố hàng đầu “lôi kéo” thực khách đến với nhà hàng chính là các chương trình khuyến mãi, ưu đãi, giảm giá trong những ngày khai chương. Vì thế, việc đưa ra những chính sách ưu đãi đặc biệt còn là “cần câu”, thu hút được nhiều khách hàng ghé thăm nhà hàng trong những ngày đầu hoạt động.

Xác định quy mô sự kiện

Xác định được quy mô sự kiện là một điều hết sức cần thiết để tạo nên một buổi lễ khai trương nhà hàng thành công. Việc xác định đúng quy mô sẽ giúp các nhà hàng có sự chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, nâng cao chất lượng món ăn, chất lượng dịch vụ đến từng thực khách. 

Ngoài ra, đây cũng là một công việc cần thiết để giúp các chủ nhà hàng tối ưu chi phí hoạt động tránh những chi phí phát sinh không đáng có hay gây lãng phí trong quá trình hoạt động. Để xác định quy mô sự kiện thành công, chủ nhà hàng cần xác định được 2 yếu tố chính sau:

• Số lượng khách mời: Mỗi khách mời đến với sự kiện khai trương đều là những nhân tố vô cùng quan trọng. Vì thế, việc ước lượng số lượng khách mời để có sự chuẩn bị, phục vụ tốt nhất đến từng vị khách là điều cần thiết để tạo được ấn tượng tốt, đánh giá cao. Từ đó, giúp chủ nhà hàng dễ dàng hơn trong việc mở rộng các mối quan hệ, thu hút được nhiều khách hàng hơn để mở rộng, phát triển việc kinh doanh, hợp tác của nhà hàng sau này. 
• Budget sự kiện: Khai trương là một sự kiện mất rất nhiều thời gian, công sức và chi phí. Có một Budget sự kiện rõ ràng sẽ giúp các chủ nhà hàng tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí. Chủ nhà hàng sẽ dễ dàng nắm bắt được những khoản cần chi tiêu, để cân đối, tiết kiệm các khoản chi phí khác nhau trong ngày khai trương. Đồng thời, budget rõ ràng còn giúp chủ nhà hàng tiết kiệm thời gian, công sức trong việc tính toán chi tiêu, dành nhiều thời gian hơn cho các khâu chuẩn bị khác.

Lựa chọn ngày tổ chức khai trương 

Khai trương mang một ý nghĩa tâm linh quan trọng, dân gian có quan niệm “đầu xuôi, đuôi lọt”. Vậy nên, ngày tổ chức khai trương cũng được rất nhiều người quan tâm, cẩn thận lựa chọn. Ngày khai trương tốt, giúp nhà hàng làm ăn hồng phát cần đáp ứng được 3 tiêu chí sau:

• Ngày đẹp: Theo lịch vạn niên, có nhiều ngày hoàng đạo, thích hợp để khai trương nhà hàng. Tuy nhiên, ngày đẹp khai trương còn phụ thuộc vào mệnh, tuổi của chủ nhà hàng. Ngoài ra, để lễ khai trương được diễn ra thuận lợi, chủ nhà hàng cũng cần lưu ý chọn ngày có thời tiết đẹp, không quá khắc nghiệt để tránh các sự cố không mong muốn. 
• Kịp để hoàn thiện các hạng mục thi công: Ngày khai trương, sẽ là ngày đầu tiên buôn bán của nhà hàng. Vì thế, mọi cơ sở vật chất cần được sẵn sàng để đón tiếp các thực khách đầu tiên. Ấn tượng trong lần đến đầu tiên rất quan trọng, nếu các hạng mục thi công chưa được hoàn thành sẽ là một thiếu sót lớn của chủ nhà hàng, làm giảm chất lượng món ăn, dịch vụ, tạo thành ấn tượng không tốt cho các thực khách ghé thăm.
• Đã training xong nhân sự, sẵn sàng đi vào vận hành: Ngoài cơ sở vật chất, nhân sự cũng là yếu tố quan trọng mà chủ nhà hàng cần quan tâm. “Thành sự tại nhân”, con người là yếu tố quyết định đến sự thành công. Một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhanh nhẹn sẽ giúp hoạt động của cửa hàng được hoạt động trơn tru, nâng cao chất lượng dịch vụ, phục vụ khách hàng. 

Lựa chọn đơn vị tổ chức khai trương uy tín, chuyên nghiệp

Đơn vị tổ chức sự kiện khai trương là cánh tay phải hỗ trợ đắc lực cho chủ nhà hàng tổ chức nên một sự kiện khai trương thành công, giúp nhà hàng tiết kiệm được thời gian, công sức, chi phí. Vì vậy, việc lựa chọn, quyết định thuê đơn vị tổ chức nào cần được cân nhắc thật kỹ để tránh những thiếu sót, sự cố diễn ra trong ngày khai trương. Một số các yếu tố chủ nhà hàng cần lưu ý khi chọn đơn vị tổ chức sự kiện khai trương phải kể đến như:

• Giá thành: Mỗi đơn vị sự kiện sẽ có những mức giá khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Dựa vào budget khai trương, chủ nhà hàng có thể tham khảo mức giá thuê của từng đơn vị. Từ đó lựa chọn được đơn vị phù hợp với budget để tối ưu chi phí nhất.
• Ưu đãi: Các chương trình ưu đãi là một yếu tố được quan tâm nhiều trong quá trình lựa chọn đơn vị tổ chức khai trương. Các chương trình ưu đãi chỉ diễn ra trong khoảng thời gian cố định. Vì thế, chủ nhà hàng nên chú ý trao đổi kỹ về chương trình ưu đãi để có được quyền lợi lớn nhất, giúp tiết kiệm chi phí cho buổi lễ khai trương.
• Nguồn lực: Các đơn vị tổ chức sự kiện càng lớn sẽ có nhiều nguồn lực từ cơ sở vật chất như âm thanh, ánh sáng, sân khấu đến nhân lực như nhân viên kỹ thuật, MC sẽ giúp lễ khai trương diễn ra tốt đẹp, thành công. Chủ nhà hàng hãy tìm hiểu thật kỹ từng hạng mục, nguồn lực để có sự chuẩn bị tốt nhất cho lễ khai trương quán ăn nhé. 
• Sự chuyên nghiệp: Một đơn vị tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp sẽ giúp chủ nhà hàng tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức, hạn chế sự cố phát sinh trong ngày khai trương, tạo nên buổi lễ khai chương chuyên nghiệp. Từ đó, tạo dựng được ấn tượng tốt với khách hàng, nâng cao vị thế của nhà hàng trên thị trường F&B.

Quy trình tổ chức buổi lễ khai trương quán ăn chuyên nghiệp

Khai trương quán ăn là buổi lễ “ra mắt” của nhà hàng với toàn thể thực khách. Quy trình tổ chức của buổi lễ khai trương không chỉ được chủ cửa hàng mà còn được khách mời hết sức quan tâm. Một buổi lễ khai trương thường dựa theo quy trình sau:

Kiểm tra lại lần cuối

Để buổi khai trương được diễn ra thuận lợi việc kiểm tra lại toàn bộ công tác chuẩn bị rất quan trọng. Từ cơ sở vật chất, nhân viên, chương trình đều cần được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng, tránh phát sinh những sự cố không mong muốn. 

Thông thường, trước khi khai trương khoảng 2 tiếng, nhân viên nhà hàng sẽ kiểm tra lại toàn bộ không gian, vệ sinh, dụng cụ bếp, nguyên liệu để đảm bảo nhà hàng hoạt động tốt trong ngày đầu tiên. Ngoài ra, đơn vị tổ chức sự kiện cũng cần kiểm tra kỹ về sân khấu, âm thanh, ánh sáng, chương trình, MC để tránh phát sinh sự cố trong quá trình khai trương.

Đón tiếp khách mời 

Khách mời là thành phần quan trọng không thể thiếu của buổi lễ khai trương. Mặc dù việc đón tiếp, hướng dẫn khách mời vào vị trí diễn ra rất nhanh nhưng cũng rất quan trọng. Ổn định vị trí khách mời nhanh chóng sẽ giúp cho buổi lễ được diễn ra theo đúng như kế hoạch, không bị cháy timeline. 

Ngoài ra, việc đón tiếp khách mời còn thể hiện thái độ tôn trọng, trân quý, là lời cảm ơn từ phía nhà hàng gửi đến các khách mời. Việc đón tiếp nhiệt tình, chu đáo còn giúp nhà hàng tạo được ấn tượng tốt, có được niềm tin cho khách mời. Tạo tiền đề cho việc xây dựng được tệp khách hàng thân thiết cũng như mở rộng, thúc đẩy các mối quan hệ hợp tác lâu dài.

Tổ chức chương trình khai trương

Đây được xem là phần chính của buổi lễ khai trương quán ăn, là cơ hội để quảng bá nhà hàng tốt nhất. Những lời giới thiệu, kỳ vọng của chủ nhà hàng, những thành phần quan trọng giúp khách mời hiểu hơn về quán ăn. Để truyền tải thông điệp hiệu quả nhất, bài phát biểu nên được viết một cách ngắn gọn, súc tích, sử dụng từ ngữ trau chuốt tránh gây nhàm chán cho người nghe.

Giới thiệu menu là phần được khách mời hết sức quan tâm. Mỗi món ăn đều có một câu chuyện riêng. Vì vậy, MC cùng với đầu bếp cần kết hợp chặt chẽ để giới thiệu cho khách những thông tin chi tiết của món ăn như ý nghĩa, cách chế biến, cách ăn đúng,…

Trong quá trình giới thiệu các món ăn, nhà hàng có thể sắp xếp các tiết mục văn nghệ xen kẽ để khuấy động bầu không khí, gây hứng thú cho khách mời. Các món quà nhỏ xinh in logo của nhà hàng như móc khóa, muỗm, thìa,… sẽ tạo được ấn tượng tốt cho khách mời. Đây cũng là một phương thức marketing, nâng cao mức độ nhận diện của nhà hàng với thực khách.

Bế mạc buổi lễ khai trương

Bế mạc buổi lễ là thời điểm khách hàng có thể tự do tham quan cửa hàng. Chủ quán ăn có thể tận dụng thời điểm này để nói chuyện, giới thiệu cho tiết hơn về nhà hàng cho từng vị khách. Điều này sẽ làm khách hàng cảm nhận được sự thân thiết, quan tâm, nâng cao ấn tượng của nhà hàng với từng cá nhân khách mời.

Đây cũng là thời điểm khách mời có thể check in tại quán ăn, nhà hàng. Giúp quảng bá nhà hàng đến các khách hàng tiềm năng một cách rộng rãi. Ngoài ra, việc thu thập ý kiến của khách mời về món ăn cũng rất quan trọng sau khi tổ chức chương trình. Nhà hàng có thể lấy cảm nhận riêng của từng khách mời vào phiếu đánh giá và tổng hợp để có sự điều chỉnh phù hợp.

Gợi ý kịch bản tổ chức khai trương ấn tượng 

Sự kiện Minh Vũ – Đơn vị tổ chức khai trương chuyên nghiệp

Minh Vũ Media tự hào là đơn vị tổ chức khai trương chuyên nghiệp hàng đầu, được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn. Với sự chuyên nghiệp của mình, sự kiện Minh Vũ luôn mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất với chi phí hợp lý nhất. Hãy liên hệ hệ với chúng tôi để được tư vấn kỹ hơn về chương trình khai trương quán ăn nhé.

Trên đây là các thông tin chi tiết khi tổ chức sự kiện khai trương. Hy vọng, bài viết này giúp các chủ nhà hàng có thêm nhiều thông tin hữu ích để tổ chức được một buổi khai trương tốt đẹp, thành công.